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Nov 082018
 

Organization: iMMAP
Country: France
Closing date: 25 Nov 2018

ASSISTANT FINANCIER, RH et OPERATIONNEL

Organisation : iMMAP France

Adresse postale : 46 rue de la Paix Marcel Paul – 13001 Marseille

Localisation : Marseille, France

Durée : 4 mois avec possibilité d’extension.

Organisation

Le mandat d’iMMAP France est de fournir un service de gestion de l’information aux partenaires qui relèvent du défi d’aide humanitaire et d’aide au développement. L’association a pour objet d’alléger la souffrance des victimes de catastrophes naturelles et de conflits armés en fournissant à la communauté humanitaire un service d’aide à la décision par l’apport d’informations géographiques et stratégiques récentes, fiables et appropriées. L’association a aussi pour objectif de fournir un service en gestion de l’information pour l’aide au développement, le développement durable, et la protection de l’environnement.

Encadrement

L’Assistant FIN/RH/Opérationnel sera placé sous la supervision directe de la Directrice des Finances et de l’Administration.

ContexteAssister les responsables Financier, Opérationnel et Ressources Humaines dans leurs fonctions.

Responsabilités

Comptabilité / Finance :

Garantir le suivi et le paiement des factures

  • Suivre et préparer les paiements des cotisations aux divers organismes ;
  • Récolter, suivre et préparer les factures siège ;
  • Vérifier les factures mensuelles des consultants internationaux ainsi que les demandes d’avances ;
  • Récolter les demandes de paiements des missions, vérifier qu’elles soient en cohérence avec les procédures interne et les budgets ;
  • Contrôler préalablement les pièces justificatives avant de demander les décaissements ;
  • Codifier les factures et les imputer aux budgets correspondants ;
  • Enregistrer les demandes de paiements dans le fichier de suivi des paiements et les transmettre à la DAF.

Garantir la tenue comptable du siège

  • Enregistrer les paiements du siège dans les journaux de banque ;
  • Tenir à jour les grands livres du siège ;
  • Assurer le rapprochement des grands livres, des pièces comptables et des relevés bancaires ;
  • Clôturer mensuellement la comptabilité du siège et s’assurer de la mise à jour des tableaux de bords pour transmission à la DAF ;
  • S’assurer du bon archivage de la comptabilité.

Garantir la tenue comptable des missions et s’assurer du respect des délais

  • Collecter les livres et pièces comptables des missions et les archiver chaque mois ;
  • Vérifier et approuver les comptabilités des missions (comptabilité générale et analytique) en collaboration avec la DAF.
  • A la demande du DAF, mettre à jour et contrôler les suivis budgétaires des projets et participer à l’élaboration des rapports financiers ;
  • A la demande du DAF, assister lors des audits annuels du siège et sur les missions (pièces à fournir aux auditeurs).

Operations :

  • Aider le Bureau dans des tâches administratives telles que le bon archivage de la documentation des projets, administrative et logistique, l’envoi de dossiers contenant les documents pertinents aux bailleurs par poste/DHL etc., sur demande.
  • À la demande du responsable des opérations, réviser la langue des rapports narratifs sélectionnés.
  • À la demande du responsable des opérations, réviser les dossiers logistiques envoyés par les missions et assurer leur adéquation aux procédures de iMMAP France et des bailleurs.
  • Élaborer des budgets opérationnels urgents selon les besoins et à la demande du directeur des finances et du responsable des opérations.
  • Soutenir le responsable des opérations, avec l’organisation pratique du déploiement de nouveaux consultants (préparer les ordres du jour des réunions, établir des liens avec les collègues pour organiser les réunions, établir des liens avec les nouveaux consultants pour savoir comment se rendre au bureau et comment réserver une chambre d’hôtel, etc.).
  • À la demande du responsable des opérations, collaborer à assurer le suivi de l’enregistrement sur les plateformes des bailleurs, de l’enregistrement et téléchargement des projets.

Ressources Humaines, à la demande du DRH :

  • Participer à la mise en place et aux recrutements des personnels nationaux ou des Consultants internationaux dans les différentes missions ;
  • Participer aux déploiements des Consultants internationaux en termes organisationnels et administratifs ;
  • S’assurer du suivi des congés, des congés spéciaux et des cycles de R&R pour le personnel éligible ;
  • Participer à la mise en place des processus d’évaluation annuels ou de fin de mission ;
  • Mettre à jour la base de données RH et transmettre régulièrement au DRH pour contrôle et diffusion ;
  • Faire le suivi des assurances (Santé, Terrain…)
  • Participer à l’organisation pratique des séminaires US/FR (plannings, organisation des déplacements, moyens généraux).
  • Effectuer et suivre les réservations d’hôtel/avion pour les personnels du siège France ainsi que de l’obtention des visas.
  • Classer les documents selon les règles d’archivage en vigueur.

Cette liste de tâches n’est pas exhaustive et pourra être complétée selon les besoins de l’organisation.

Qualifications

  • Diplôme / Niveau d’études : 1er ou 2éme cycle en gestion des associations (IFAID, Bioforce, Master de la solidarité internationale – RRHF) ;

  • Minimum 1 an d’expérience au siège d’une ONG et/ou sur une mission à l’étranger ;

  • Maîtrise du Pack Office ;

  • Connaissance du logiciel de comptabilité SAGA exigée ;

  • Rigueur, sens de l’organisation, bon relationnel, sens de la confidentialité

  • Langues : Français – Anglais (Courant).

How to apply:

Postulez sur http:// immap.eu/

cliquez ici pour les détails et appliquer

OFFRES SIMILAIRES (NOUVEAU)

ENTRETIEN D'EMBAUCHE
Questions Typiques
Describe A Time When Your Team Did Not Agree Questions pertaining to difficulties in the past are a way for employers to anticipate your future behavior by understanding how you behaved in the past and what you learned. Clarify the situation succinctly and explain what specific action you took to come to a consensus with the group. Then describe the result of that action.
Questions à poser
What have you enjoyed most about working here? This question allows the interviewer to connect with you on a more personal level, sharing his or her feelings. The answer will also give you unique insight into how satisfied people are with their jobs there. If the interviewer is pained to come up with an answer to your question, it’s a big red flag.